¿Cómo ahorrar gastos en mi restaurante?

Gestionar un restaurante, ahorrar gastos superfluos, implica enfrentarse a escenarios de márgenes ajustados, costes volátiles, materias primas perecederas y otras múltiples variables que afectan al beneficio final. Pero si te preocupa que la rentabilidad disminuya, o ya ha disminuido, debes aplicar estrategias en múltiples ámbitos, para optimizar los platos, para ahorrar energía y agua, para controlar el personal…

En este post te ofrecemos una visión global sobre cómo ahorrar gastos en un restaurante. Especialmente nos enfocamos en cómo reducir los gastos sin perder la calidad del servicio y de los productos.

¿Por qué es importante controlar los gastos en hostelería?

El control de costes es la base para la rentabilidad de todo negocio de restauración. Es tan importante como elaborar platos de calidad y ofrecer un excelente servicio. ¿En qué consiste? No se trata sólo de ajustar las compras o de negociar descuentos. También implica monitorizar los gastos, identificando y registrando cada partida, así como optimizar el uso de estos recursos para elevar la rentabilidad. Lo que a su vez permite:

• Asegurar la viabilidad financiera del negocio, a largo plazo.
• Detectar fugas de capital en procesos mal gestionados o desactualizados.
• Optimizar recursos humanos y materiales.
• Incrementar la competitividad, gracias al ajuste de precios sin perder calidad en el servicio ni en el producto.

¿Cómo funciona la rentabilidad en un restaurante?

Para comprender cómo ahorrar gastos en un restaurante, primero se debe entender que la rentabilidad de este tipo de negocio depende principalmente del control que se ejerza en el área de alimentación, del personal y del equipamiento. Para cada aspecto se requieren estrategias específicas:

Alimentación

Generalmente, mantener los costes de materia prima (alimentos) entre el 25% y 35% se considera un porcentaje saludable para el restaurante. Si el porcentaje es mayor, los demás gastos (personal, alquiler, equipos…) deberían ser menores, para equilibrar el presupuesto. 

Para optimizar los costes del restaurante en la alimentación debes verificar cómo se encuentran estos porcentajes en tu inventario. Utiliza la siguiente fórmula:

% del coste de los alimentos = (Coste de los bienes vendidos / Ventas de alimentos) x 100

Estrategías para ahorrar gastos en un restaurante

Si debes reducir costes en tu restaurante, algunas de las estrategias son las siguientes: 

• Utiliza el método FIFO. Los primeros ingredientes en llegar al almacén de la cocina deben ser los primeros en utilizarse en la preparación de alimentos. Es una de las claves de la gestión económica del restaurante. Recuerda etiquetar toda la materia prima, incluyendo la fecha de entrada y la de caducidad. 

• Equilibra los costes de los platos. Utiliza el escandallo para calcular el coste total por plato. Te ayuda a calcular las cantidades exactas, a estimar el coste de elaboración y a contabilizar los desperdicios. 

• Reduce los desperdicios. Es uno de los principales métodos para reducir costes en un restaurante. Aprovecha de forma creativa los recortes, tallos y pieles en preparaciones base, como caldos, salsas y aceites aromatizados. 

• Controla las cantidades de los ingredientes. Pesar y racionar previamente los ingredientes de cada plato es parte del control de gastos en la hostelería. Es cierto que un poco más de sal o pimienta no supone un gran gasto extra, pero en ingredientes de mayor coste, como las trufas blancas o el mejor foie gras, cada gramo extra supone una merma que afecta directamente a la rentabilidad de tu negocio. 

• Realiza un control diario de los artículos de mayor rotación, por lo menos los 10 productos que representen mayor volumen y gasto de materia prima. Utiliza un software de gestión de restaurantes para automatizar este control. ¿Para qué sirve? Para detectar errores de registros, mermas no controladas y desviaciones del stock.

• Diseña una guía para reciclar los residuos posconsumo, como:

1. • Los residuos de alimentos de platos.
   • El aceite usado.
   • Los residuos de servilletas, vasos y platos desechables.

Control de personal para ahorrar gastos

Reducir costes en tu restaurante también implica evaluar los gastos de mano de obra. Aproximadamente, debe arrojar un 30% de los ingresos. Aunque un restaurante de alta cocina puede destinar un mayor porcentaje en esta área. 

¿Cómo reducir gastos sin perder calidad en la mano de obra?

Por ejemplo:

• Retén a los mejores talentos. Para esto es fundamental mantenerlos motivados. No sólo con la remuneración, también con oportunidades de capacitación y desarrollo personal y con procurar el equilibrio entre su vida laboral y personal. A largo plazo, ahorrarás dinero en el proceso de contratación. Además, la experiencia y habilidades del personal incrementarán la productividad del restaurante. 

• Subcontrata algunos servicios. Es una estrategia de los que saben cómo reducir gastos sin perder calidad. Asegúrate de contratar solo el personal necesario, mientras externalizas aquellos servicios que no constituyen el core business del negocio, como la logística, la limpieza, la gestión de recursos humanos, el marketing y la publicidad, etc. Incluso, puedes externalizar la producción de algunos alimentos.  

• Ajusta los turnos según la demanda. Así evitas el exceso de personal ocioso en horas valle y la escasez de plantilla en los momentos de mayor afluencia.

• Apoyate en trabajadores eventuales, en picos de demanda estacionales. 

Equipamiento de hostelería

En este ítem se incluyen los equipos de cocción profesional, como los hornos, las planchas, las freidoras industriales, las amasadoras y maquinas de cafe; los sistemas de refrigeración y almacenamiento, desde las cámaras frigoríficas hasta las mesas refrigeradas de trabajo y las diferentes estanterías modulares. También los utensilios, como los cuchillos, los procesadores, las ollas, sartenes, moldes, termómetros digitales, espátulas, etc.

Además, está el equipamiento de sala y servicio, como la vajilla, los manteles, la cristalería, las servilletas y mobiliario del comedor (mesas, sillas, carritos de servicio, etc.). 

Para mantener el control de gastos de hostelería a través de su equipamiento se recomienda: 

• Invertir en equipos de bajo consumo energético.
• Invertir en utensilios de alta calidad.
• Optar por soluciones sostenibles, como los platos de plástico reutilizables.
• Planificar el mantenimiento preventivo.
• Rediseñar la distribución del espacio. Para aprovechar cada centímetro y reducir los metros cuadrados alquilados.
• Valorar las alternativas a pajitas de plástico, como las de papel, de trigo o de fibra de caña de azúcar. Y mantener un uso racional y controlado.

¿Cómo ahorrar energía en un restaurante?

Aire acondicionado, hornos, cámaras frigoríficas, iluminación… Todo suma en la factura de la electricidad y produce un impacto en el medio ambiente. Aunque, con una planificación adecuada, también es posible optimizar los costes del restaurante en materia energética. 

Cambios energéticos

Si buscas ahorrar energía en tu restaurante y mejorar la sostenibilidad, el primer paso es realizar una auditoría. Existen en el mercado diversas empresas especializadas que analizan los consumos y los hábitos de uso, identifican los equipos o áreas no eficientes y sugieren mejoras mediante un plan de acción.

Por ejemplo, entre los cambios energéticos factibles se encuentran:

• Instala sensores de presencia en zonas de paso, en almacenes y baños, que pueden ahorrarte hasta un 20% de energía.
• Sustituye las bombillas tradicionales por LED de alta eficiencia, que consumen un 80% menos de energía. 
• Incorpora programadores de horarios en el sistema climatización, para reducir hasta un 20% del coste en factura.

Electrodomésticos eficientes

Una de las claves sobre cómo ahorrar gastos en un restaurante es utilizar equipos con la certificación Energy Star. Están diseñados para operar con menos energía que los modelos estándar, ofreciendo igualmente un alto rendimiento.

• Por ejemplo, si tu restaurante cocina una media de 50 kg de alimentos/día en un horno micro eléctrico con etiqueta Energy Star, puedes ahorrar hasta un 52% de kWh al año. 

Además, opta por equipos con tecnologías inteligentes, para un máximo control sobre el consumo energético y de agua. Por ejemplo, hornos con sensores avanzados que detectan el nivel de humedad interior y son capaces de ajustar la entrada o extracción de vapor durante la cocción.   

Control de consumo

Para ahorrar energía en todo restaurante es importante implantar rutinas obligatorias en las operaciones que más causan derroche, establecer un plan de mantenimiento y apoyarse en tecnología que ayude a automatizar procesos. 

Por ejemplo, para optimizar los costes en tu restaurante:

• Aprovecha el calor residual de los hornos.
• Utiliza el lavavajillas sólo al estar completamente cargado.
• Efectúa la limpieza y mantenimiento de bobinas y sellos en los refrigeradores.
• Instala un sistema de medición y monitoreo del consumo. 

¿Cómo ahorrar agua en un restaurante?

Otra dimensión del control de gastos es saber cómo ahorrar agua en el restaurante. ¿Sabías que un bar puede llegar a consumir diariamente 130 litros de agua/asiento, y que una cafetería puede gastar 500 litros/mesa por día? 

Para ahorrar agua en tu restaurante puedes:

• Instalar grifos con sensores de proximidad o temporizador en los baños.
• Instalar grifos termostáticos. Permiten regular la temperatura sin necesidad de que corra el agua. 
• Revisa sellos, válvulas, cisternas y grifos, para detectar fugas y corregirlas.

Características de un restaurante eficiente en costes

A la hora del control de costes, lo principal es saber cómo reducir gastos sin perder calidad en los alimentos ni en el servicio. Los restaurantes rentables, con un buen control financiero, comparten las siguientes características: 

Control de inventario

El control o gestión de inventario es el conjunto de procesos, estrategias y herramientas tecnológicas que se emplean para administrar los alimentos, las bebidas y demás suministros del restaurante, como productos de limpieza, guantes y envases, de forma que sea posible cumplir con los pedidos del cliente de la manera más rentable y eficiente posible. 

Esto se logra mediante un registro exhaustivo de las cantidades de mercancía que se reciben y de las cantidades que se consumen o utilizan. Lo que permite hacer seguimiento a cada producto para comparar los datos con las ventas y mantener un equilibrio adecuado entre el stock disponible y la demanda real. Así se evita tanto las roturas de stock como los excesos de mercancía, se minimizan los desperdicios y se reducen los costes operativos asociados.

El registro del inventario debe estar a cargo de los supervisores o los líderes de turno. Y la forma más ágil y eficiente de llevarlo a cabo es mediante un software de gestión de restaurantes. 

Optimización del menú

¿Tu menú tiene platos de baja popularidad? Nunca será rentable tener una lista extensa de platos poco solicitados. Saber cómo ahorrar gastos en un restaurante también significa optimizar el menú del día y el menú a la carta. 

¿Qué hace un restaurante para ser eficiente en costes? Realiza un análisis de rentabilidad y popularidad de sus platos. 

• Aplica el menú engineering, mediante la Matriz BCG “Boston Consulting Group”. Esta herramienta te permite identificar los platos más y menos rentables y de alta o baja popularidad. Elimina los platos “perro”, reduce el coste de los platos “vaca” e incrementa las porciones en el plato “puzzle”. 
• Adapta el menú a los productos de temporada.

Uso racional de suministros

Los suministros no alimentarios, como los productos de limpieza, la mantelería, las servilletas, los envases para take away, las bolsas e, incluso, los suministros de catering y grandes eventos, como los vasos para festivales, se deben gestionar con la misma disciplina y rigor que los alimentos y bebidas. 

Herramientas para reducir gastos

Si eliges las tecnologías y las alianzas adecuadas, puedes multiplicar el impacto de la buena gestión económica en tu restaurante.

Software de gestión

En el mercado existen diversos softwares especializados en las operaciones de un restaurante y que facilitan el control de costes. Por ejemplo:

• Sistemas para el control de inventario.
• Softwares para el análisis de escandallos.
• Aplicaciones para la planificación de turnos.
• Los sistemas contables para la gestión económica del restaurante: compras y ventas.

Alianzas con proveedores

Antes de elegir los proveedores, más allá de los precios, evalúa las certificaciones en materia de calidad y seguridad alimentaria que posean, sus sistemas de inspección y la capacidad de su almacenamiento y transporte. Es lo que te asegurará la materia prima de calidad y un servicio flexible en todo momento.

Si buscas soluciones para take away y delivery, opta por proveedores que ofrezcan recipientes, platos y vasos sostenibles, que se adapten a las nuevas normativas de envases. 

Visita nuestro catálogo digital. En Envanature te acompañamos en cada operación de tu restaurante.