Cómo organizar los turnos del personal en un restaurante

Llevar a cabo una gestión eficiente de los horarios del personal es imprescindible para ofrecer una buena atención a los clientes de un restaurante. Además de organizar los turnos, las rotaciones, cubrir bajas o vacaciones, también es importante tener previsto cómo actuar en caso de que surja algún imprevisto (como una baja laboral) para poder solventarlo sin complicaciones.

Por qué es importante una buena gestión de turnos en hostelería

La gestión de personal de los restaurantes constituye uno de los aspectos claves más importantes para el buen funcionamiento de estos. Existen varias estrategias que se pueden poner en práctica para que la distribución de turnos en un restaurante sea lo más efectiva posible. La idea es aprovechar al máximo todas las herramientas que permitan incrementar y mantener el éxito del negocio.

El negocio de los restaurantes es uno de los más competitivos y sacrificados. Son muchos los detalles que se deben tomar en cuenta para incrementar y mantener el éxito de este; en este sentido, el personal es, sin lugar a duda, uno de los pilares más importantes del negocio. Por ello, maximizar su rendimiento es clave y necesario para el buen funcionamiento del restaurante.

Programar los turnos de los trabajadores dependerá en buena medida del tipo de restaurante y por supuesto, los horarios de este. Sin embargo, es recomendable determinar cuáles son los horarios en que el restaurante recibe más clientes. De esta forma será posible mejorar el rendimiento del personal.

Cómo hacer un calendario de turnos para tu restaurante paso a paso

Hay diferentes maneras de organizar los días libres y los horarios del personal de tu plantilla. A continuación, te mostramos los pasos clave:

1.  Variar los horarios de cada empleado

En un restaurante los picos de trabajo y las horas punta varían dependiendo del momento según las necesidades de cada negocio. Es importante que el personal esté abierto a asumir posibles cambios de turno, a cambio, por ejemplo, de tiempo libre.

Una planificación equitativa de turnos con cambios rotativos de horario para el personal más antiguo, como para los nuevos, hará que todo el equipo esté preparado para afrontar el nivel de trabajo en diferentes momentos del día.

2.  Planificar la cantidad justa de personal

Es determinante ajustar la plantilla a la demanda real y para ello es conveniente apoyarse en soluciones que te ayuden a realizar estimaciones de la demanda o de las ventas de la forma más precisa posible.

3. Contar con personal de apoyo en momentos críticos

Aunque lo ideal no es tener empleados de guardia, es recomendable disponer de miembros del equipo con disponibilidad flexible para cubrir imprevistos.

4. Designar dos gerentes en lugar de uno

Tener más de un gerente en el restaurante, garantizará un mayor control de turnos y cobertura de servicio. Es más costoso, pero a largo plazo se rentabilizará la inversión.

5. Respetar la vida personal del personal

A la hora de planificar un horario, se debe comprobar previamente su disponibilidad.

6. Asegurar tiempos de descanso

Cumple la normativa laboral y ten en cuenta el cansancio acumulado para mantener un ambiente de trabajo saludable.

7. Establecer reglas claras de gestión

Define pautas internas para evitar errores y facilitar la revisión de los horarios.

8. Registrar todas las peticiones de horas y días libres de la plantilla

A través de directrices que establezcan plazos mínimos de preaviso por parte de los trabajadores, o con normas para todo el personal.

Consejos para organizar los horarios del personal

Lograr que un equipo funcione correctamente no siempre es fácil. Ten en cuenta las siguientes claves:

• Disponibilidad horaria: contrata personal con buena disposición a los cambios de turno, algo esencial en la restauración.
• Turnos reales: incluye las tareas previas y posteriores al servicio (preparación, limpieza, compras) dentro de la jornada laboral para evitar sobrecargas.
• Rotación de turnos: ten en cuenta las necesidades personales de los trabajadores y promueve la equidad mediante reuniones periódicas.
• Personal extra: prepara una lista de trabajadores eventuales para reforzar el servicio en temporadas altas.
• Gerentes de sala: asegúrate de que haya una figura responsable del control de turnos, con apoyo adicional para picos de trabajo o sustituciones.

Herramientas y apps para organizar los turnos en restaurantes

En la actualidad, la gestión de los turnos puede digitalizarse por completo, desde una sencilla plantilla de horarios en Excel hasta aplicaciones especializadas que facilitan la planificación, la comunicación y el seguimiento del personal.

Estas herramientas no solo ayudan a organizar los horarios, sino que también contribuyen a gestionar un restaurante de manera más eficiente y a mejorar su rendimiento general. Algunas opciones recomendadas son:

TramitApp

Es una aplicación que se caracteriza por reajustar de una forma sencilla los cuadrantes en caso de bajas, vacaciones u otras eventualidades. Ajusta los horarios con base en el número de horas mensuales de los trabajadores: por ejemplo, dando preferencia a los que hayan acumulado menos horas.

Tempusbasic

Es una herramienta que se centra en la transparencia de los cuadrantes, establece horarios equitativos, número de horas o preferencias vacacionales, evitando conflictos entre los empleados.

Woffu

Está orientada a gestionar turnos en empresas grandes. Permite la visualización de datos a modo de calendario, notificaciones hacia o desde el trabajador e incluye un sistema de gestión documental, lo que facilita el intercambio de información entre empleado y empresa.

Organiza mejor tus turnos para mejorar el rendimiento

Gestionar correctamente los horarios y turnos de tu personal es fundamental para mantener un restaurante eficiente, con empleados motivados y clientes satisfechos. Si aplicas estos consejos y utilizas herramientas digitales, podrás crear un calendario de turnos de trabajo claro y flexible que optimice los recursos, evite conflictos y mejore la productividad de tu equipo.

Una buena planificación de los turnos beneficia tanto al negocio como al personal, ya que fomenta un ambiente de trabajo saludable y equilibrado.

En Envanature te ayudamos a implementar soluciones prácticas y estrategias efectivas para que la gestión de tu restaurante sea más fácil, sostenible y rentable.